Un risque est un évènement à l’issue incertaine susceptible d’avoir un impact sur le projet. Incertain parce que quand bien même il peut être « prévisible » on ne connait pas exactement à quel moment il surviendra et très souvent on ne connait pas non plus apriori son impact. L’impact peut être positif et on parle alors d’opportunités. Certains parlent de « risque positif » mais personnellement je préfère « opportunité » considérant que « risque » fait penser à quelque chose de négatif. Un projet étant une « activité temporaire en vue de produire un résultat unique » est donc ni plus ni moins qu’une prise de risque. Le risque étant de sortir du cadre temporaire prévu pour le projet ou sortir des limites fixées par d’autres contraintes : le périmètre, le coût, la qualité … La notion de risque est donc inhérente à la notion de gestion de projet qu’il me semble pertinent de se pencher sur ces concepts. Ainsi, dans les prochaines lignes, nous nous proposons de présenter quelques méthodes de gestion des risques dans les projets en mettant en exergue leurs avantages et leurs limites avant de proposer une méthode susceptible de mieux gérer les risques dans les projets.
Les gestionnaires des projets sont de plus en plus conscients des risques de projet et utilisent plusieurs méthodes pour les identifier, évaluer/quantifier, surveiller ou gérer. Parmi ces méthodes nous pouvons citer :
1. L’évitement : consiste simplement à ne pas aller vers le risque. L’inconvénient de cette méthode est qu’elle peut signer l’arrêt du projet ou l’empêcher de voir le jour.
2. L’analyse qualitative : consiste à identifier les risques et les catégoriser en fonction de la probabilité d’occurrence et l’impact pour en déceler la gravité. S’il est vrai que cet outil permet de rapidement hiérarchiser les risques, il n’en demeure pas moins que c’est une méthode purement subjective. L’appréciation peut donc être biaisée
3. L’analyse quantitative : Elle a pour but de palier aux limites de la précédente et permet de confirmer ou infirmer les conclusions de l’analyse qualitative. Le problème est que pour des projets complexes, il y a plusieurs paramètres à prendre en compte et très vite les calculs peuvent devenir lourds surtout pour des chefs de projet qui ne sont pas forcément des spécialistes des chiffres et/ou algorithmes complexes. Il faut cependant signaler qu’il existe aussi des logiciels spécialisés dans la matière qui peuvent aider si du moins on comprend les paramètres et hypothèses de calcul.
4. La provision pour risques : elle consiste à prévoir une ligne budgétaire pour les risques et imprévus. Le problème est que son calcul est généralement empirique et la nature ayant horreur du vide, lorsque les chef(fe)s de projet ont connaissance du montant de cette rubrique ils/elles s’arrangent presque toujours à la consommer même par des dépenses non liées aux risques. Pour pallier à cela certaines organisations ne précisent pas son montant au chef(fe) de projet ou ne lui donne pas directement la main pour toucher à cette ligne. Cette méthode a aussi une faiblesse pour les organisations ayant plusieurs projets en ce sens que l’ensemble des provisions de chaque projet peut constituer une somme importante qui aurait servi à renforcer la trésorerie, à supporter d’autres charges ou réaliser des investissements.
5. La mutualisation ou partage des risques : c’est une optimisation de la méthode précédente puisque la probabilité que tous les projets consomment au même moment toutes les provisions pour risques est très faible. On peut donc en mutualisant les projets constituer une provision totale inférieure à la somme des provisions individuelles de chaque projet. Le calcul reste tout de même empirique ou alors devient complexe s’il faut intégrer les probabilités lors de la mutualisation.
6. Le transfert : cette méthode consiste à transférer tout ou une partie des risques à une personne physique ou morale. L’illustration la plus connue est le paiement des assurances. Personnellement je ne trouve pas cela particulièrement très efficace pour plusieurs raisons : en cas de sinistre votre assureur ne rembourse pas généralement de façon instantanée. Le temps pris pour le remboursement peut vous pousser à résoudre d’abord le problème pour sauver votre réputation ou votre business. Aussi les conditions d’assurance sont telles qu’elles présentent le moins de risque pour l’assureur de sorte qu’en souscrivant à une assurance, à mon sens, vous ne transférez pas vraiment le risque à l’assureur. Vous atténuez juste le risque !
7. L’acceptation : contrairement à l’évitement consiste à aller vers le risque sans précautions particulières. On accepte simplement d’encaisser le coup si le risque survient.
La gestion des risques consiste à identifier les risques, évaluer leur impact, planifier une réponse et mettre en œuvre les stratégies planifiées si les risques surviennent. La plupart des organisations ayant une culture projet le font quasiment de nos jours à travers le registre ou journal des risques du projet mais le plus grand problème dans la gestion des risques est que très souvent ce qui est prévu dans ce document, n’est toujours pas appliqué quand surviennent les risques. Plusieurs raisons expliquent cela : Parfois le registre des risques ne reflète tout simplement pas la réalité. C’est souvent le cas dans des projets relativement longs. Aussi, comme le registre des risques est établi en début du projet on ne prend pas toujours soit la peine de bien le préparer (puisqu’en ce moment on n’est justement pas [encore] confronté aux risques mais focalisé sur la planification ou le démarrage du projet) ; soit de l’actualiser régulièrement et très vite il peut se retrouver obsolète. Souvent aussi dans certaines organisations, le/la chef(fe) de projet n’intègre le projet qu’en phase d’exécution et ignore donc ce qui a été fait lors de la planification. Quand les risques surviennent, il/elle essaye donc de trouver à sa manière des solutions sans consulter le registre des risques élaboré en phase de planification par d’autres personnes. D’autres fois encore, quand bien même les gestionnaires ont élaboré le registre des risques, lorsque surviennent les risques la pression les pousse « instinctivement » à chercher une solution qu’ils/elles en oublient à se référer au journal des risques qui se trouve quelque part dans la paperasse du projet. Comment donc faire pour mieux gérer les risques dans le projet ?
Demander aux entreprises de recruter les chef(fe)s de projet en phase de planification n’est pas réaliste puisque cela obligerait les entreprises à engager des dépenses pour des projets qui peuvent ne pas démarrer. Il est financièrement logique de recruter un(e) chef(fe) de projet que lorsque le projet est approuvé et prêt à entrer en phase d’exécution. Demander aux gestionnaires des projets de « actualiser régulièrement le registre des risques » est très facile à dire qu’à faire et ne constituera qu’une formalité administrative (des documents que personne ne lira.) Ce ne sera donc pas efficace !
Moi je propose à la place un outil visuel lié au planning du projet. En effet, le planning du projet est probablement le document le plus consulté dans un projet puisque tout le monde s’y réfère régulièrement pour connaître l’état d’avancement du projet. De même que les informations du planning sont couplées avec la gestion financière du projet par l’analyse de la valeur acquise, nous pensons qu’un outil qui va combiner le planning aux risques du projet serait efficace. L’idée étant qu’à chaque fois que le planning du projet est actualisé, les risques associés au projet de façon globale et à chaque tâche de façon particulière soient également mis à jour. Nous proposons un outil qui permette de visualiser également sur le planning du projet l’état actualisé des risques. Certains logiciels se contentent juste de mettre en évidence les tâches critiques sur un planning. Nous, nous travaillons et proposons un outil qui présentera les risques au-delà du risque de dépassement des délais sur les tâches critiques du projet. Nous pensons qu’un tel outil serait plus pragmatique et sera continuellement revisité puisque le planning du projet est quotidiennement mis à jour. Nous travaillons encore sur cet outil …
Très intéressant. J’ai appris quelques concepts liés à la gestion des risques. Ma curiosité a été touchée. J’encourage l’auteur à continuer ce partage…
Ravi de le lire. Merci